GASで勉強会を自動化する

春ですね。みなさん社内勉強会してますか？
続いてますか？継続って大変ですよね！

勉強会の準備って大変…

開催までには下記のようなタスクがあります。

• 参加フォームを作る
• 告知メールを送る
• 発表内容をまとめて勉強会のwebページを作る
• 開催日が近くなったらリマインドメールを送る
• 前日もう一度リマインド

毎月開催しようとすると、これだけで疲弊してしまいますよね。。
そこで、これ全部GASで自動化しました！

使い方

Googleカレンダーに勉強会の予定を登録するだけ！
これだけでフォームもメールもwebページもGASが自動で作ってくれちゃいます。

しくみ

トリガー設定で毎日スクリプトを起動して、下記を行ってます。

• 当月に勉強会の予定があれば
  • 参加フォームを作成
  • 告知メールを送る
  • webページを作る
    • フォームの回答内容が自動で反映される
• 開催3日前と前日にリマインドメール
  • 発表者がいなければ中止メール

プログラム

GitHubにアップしてます。
事前準備とスクリプトプロパティを登録すれば動くかと。
不明点あればご連絡ください。

事前準備

参加フォームは開催毎にコピーして作るので、コピー元となるテンプレートを作っておきます。

テンプレート例

スクリプトプロパティを登録

ファイル→プロジェクトのプロパティ→スクリプトのプロパティタブを開いて下記を登録

• EVENT_ACCOUNT
  • 勉強会の予定を登録するGoogleアカウント（メールアドレス）です
• TEMPLATE_FORM_ID
  • 事前準備で作成したフォームのID
• BASE_FOLDER_ID
  • 開催毎に作成されるフォームを置くためのドライブのフォルダID
• WEB_PAGE_URL
  • GASスクリプトのwebページURL（公開→ウェブアプリケーションとして導入をする必要あり）
• MAIL_TO
• MAIL_CC
  • 告知メールの宛先

さいごに

ちょっと手を加えれば下記のようなことも可能です。

• 勉強会後のアンケートメール
• Googleサイトを利用してもっとイケてるwebページ
  • 現状は新GoogleサイトがAPI対応されてなくて断念しました
• 毎週開催

それではステキな勉強会ライフを。
準備が簡略化された分、中身を濃くしていきましょう！